Co dělat, když zákazník nezaplatil fakturu včas?

První den po splatnosti nepište výzvu ani nevolejte právníkovi, nejdřív ověřte, že faktura k zákazníkovi vůbec dorazila. Velká část prodlení vzniká tím, že faktura skončila ve spamu nebo u špatné osoby. Teprve když je jasné, že odběratel o dluhu ví, přicházejí na řadu upomínky, úrok z prodlení a případně vymáhání. Každý krok má své pořadí a ušetří vám peníze i zákazníky.

Co ověřit hned první den po splatnosti

Zkontrolujte, zda platba nepřišla pod jiným variabilním symbolem nebo na jiný účet. Pak ověřte, že faktura byla doručena a že měla všechny náležitosti. Chybné číslo účtu nebo chybějící údaj může odběratelům dát oprávněný důvod, proč nezaplatili.

Zavolejte nebo napište krátký, neutrální dotaz. Často se dozvíte, že faktura čeká na schválení, nebo že odběratel reklamuje část dodávky. Reklamace se pak řeší jinou cestou než prosté neplacení.

Jak napsat upomínku, aby měla váhu

První upomínka může být vlídná, druhá už s pevným termínem a třetí je předžalobní výzva. Uveďte číslo faktury, dlužnou částku, den splatnosti, nový termín úhrady a to, jaké kroky následují. Neurážejte a nevyhrožujte, držte se faktů.

Doručujte způsobem, který prokážete: e-mailem s potvrzením, doporučeným dopisem nebo datovou schránkou. Každé odeslání si archivujte, protože se z něj později stane důkaz u soudu.

Můžete účtovat úrok z prodlení a smluvní pokutu?

Úrok z prodlení vzniká ze zákona a jeho výši určuje nařízení vlády. Konkrétní sazbu v době vaší pohledávky si ověřte, protože se mění. Smluvní pokutu můžete požadovat jen tehdy, pokud byla sjednána předem v písemné smlouvě nebo obchodních podmínkách.

V obchodním styku existuje také paušální náhrada nákladů spojených s uplatněním pohledávky, kterou stanoví nařízení vlády. Aktuální výši opět ověřte, a pokud ji uplatňujete, uveďte ji v upomínce samostatně.

Kdy věc předat právníkovi, inkasní společnosti nebo soudu

Porovnejte výši pohledávky s náklady vymáhání. U malé částky se může vyplatit dohoda o splátkách, kterou ať dlužník potvrdí písemně, protože tím uznává dluh. U větších částek přichází na řadu právník a žaloba nebo návrh na platební rozkaz.

Hlídejte promlčení, které je obecně tříleté a běží od splatnosti, ověřte přesná pravidla pro svůj případ. U dlužníka v insolvenci musíte pohledávku přihlásit v určené lhůtě, jinak o ni přijdete. Insolvenční rejstřík je veřejný a stačí do něj občas nahlédnout.

Jak snížit riziko příště

Novým zákazníkům nabídněte zálohu nebo kratší splatnost a delší teprve po několika zakázkách. Pro větší zakázky si před podpisem zjistěte základní údaje o odběrateli ve veřejných rejstřících. Stanovte maximální dlužnou částku, nad kterou už dále nedodáváte.

Splatnost a upomínky pište do smlouvy hned na začátku, aby nebyly překvapením. Jednoznačné podmínky vymáhání usnadní.

Můj tip: Doporučila bych vést jednoduchou tabulku pohledávek se třemi sloupci: datum splatnosti, datum poslední upomínky a datum dalšího kroku. Každé pondělí ji projděte a splatné faktury hned posuňte dál. Dluhy se nejhůř vymáhají tam, kde se na ně týdny nikdo nepodíval.

Zdroje

• Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník
• Ministerstvo spravedlnosti ČR
• Exekutorská komora České republiky