Upomínka neplatiči: kdy ji poslat a co v ní uvést

Faktura je den po splatnosti a na účtu nic. Ozvat se hned, nebo počkat? A co napsat, aby upomínka měla váhu, ale nezkazila obchodní vztah? Většina plateb se zpozdí kvůli zapomnění, ne ze zlé vůle, a proto jsou první kroky mírné. Níže jsou odpovědi na otázky, které řeší malé firmy nejčastěji.

Kdy poslat první upomínku?

Rozumný termín je pár dnů po splatnosti. Dřívější připomínka působí netrpělivě a může zhoršit vztah. Pozdější ztrácí účinek.

Předem si zkontrolujte, zda platba nedorazila na jiný účet nebo zda neexistuje spor o fakturu. Zbytečná upomínka poškodí důvěru.

Pro opakovaně zpožďující zákazníky nastavte kratší lhůty. U spolehlivých stačí přátelský e-mail.

Co musí první upomínka obsahovat?

Uveďte číslo faktury, částku, datum splatnosti a číslo účtu pro platbu. Přiložte kopii faktury, aby zákazník nemusel nic hledat.

Stanovte konkrétní nový termín úhrady, například pět dní. Obecné „co nejdříve“ nic nemění.

Tón držte věcný a zdvořilý. Nehrozte, nenaznačujte nic, co nehodláte splnit. Dobré je poděkovat a nabídnout pomoc, pokud faktura není jasná.

Co když zákazník neplatí ani po upomínce?

Pošlete druhou, důraznější upomínku. Uveďte, že budete účtovat zákonný úrok z prodlení a případně náklady spojené s vymáháním. Sazby ověřte v aktuální právní úpravě.

Zkuste zavolat. Osobní kontakt často odhalí příčinu: chybějící doklad, nespokojenost nebo dočasný problém s penězi. Dohoda o splátkách může být lepší než soud.

Jakékoli dohody potvrďte písemně. Stačí e-mail, který obě strany akceptují.

Kdy přejít k předžalobní výzvě?

Pokud ani druhá upomínka nezabere, pošlete předžalobní výzvu s finálním termínem. Informuje o tom, že se obrátíte na soud nebo vymáhací společnost.

V této fázi je vhodné konzultovat postup s právníkem. Rozhodčí doložky jsou zakázané, takže vymáhání jde cestou soudu nebo exekuce.

Před podáním žaloby zvažte náklady. U malých částek se může vymáhání nevyplatit, a proto se někdy hodí smírné řešení.

Pozor na promlčení

Pohledávky se promlčují. Obecná promlčecí lhůta je podle občanského zákoníku tři roky, ale může se lišit. Čas se počítá od splatnosti.

Uznání dluhu nebo částečná platba mohou lhůtu ovlivnit. Přesná pravidla si ověřte u právníka.

Evidujte všechny pohledávky po splatnosti v tabulce s daty upomínek, aby žádná neuplynula bez povšimnutí.

Časté otázky

Mohu účtovat poplatek za upomínku?

Pouze pokud je sjednán ve smlouvě nebo obchodních podmínkách a je přiměřený. Bez předchozí dohody se spolehněte na úrok z prodlení a náklady vymáhání.

Je e-mail dostatečný?

Pro první upomínku ano. U předžalobní výzvy je lepší doporučený dopis nebo datová schránka, kde doručení doložíte.

Mám dlužníka zveřejnit?

Ne. Zveřejňování osobních údajů dlužníků může porušovat zákon. Postupujte jen oficiální cestou.

Můj tip: Doporučila bych si připravit tři šablony upomínek, mírnou, důraznou a předžalobní, a uložit je do složky. Ve chvíli, kdy faktura zůstane nezaplacená, jen doplníte údaje. Šablony nechte jednou zkontrolovat právníkem.

Zdroje

• Ministerstvo spravedlnosti ČR
• Česká advokátní komora
• Hospodářská komora České republiky