Úrok z prodlení u faktury vzniká sám, vymáhat ho musíte vy

Zákazník zaplatil fakturu o dvacet dní později a vy se ptáte, jestli vám za to něco náleží. Obecně ano: při prodlení s peněžitým dluhem vzniká věřiteli nárok na úrok z prodlení. Nevzniká ale nic, co byste dostali bez jediného slova. Je třeba ho spočítat a vyúčtovat. Odpovědi na otázky, které řeší malí podnikatelé nejčastěji, vám pomohou rozhodnout, zda se úrok vyplatí požadovat a jak postupovat.

Od kdy běží prodlení?

Prodlení nastává dnem po splatnosti uvedené na faktuře. Pokud splatnost chybí, závisí lhůta na smlouvě a na zákonných pravidlech, proto ji uvádějte vždy výslovně. Samotná upomínka není pro vznik úroku nutná.

Pokud dlužník zaplatí v den splatnosti, prodlení nenastalo. Rozhoduje datum připsání na váš účet, ne odeslání příkazu. Zakotvete to ve smlouvě nebo obchodních podmínkách.

Při sporu se prokazuje datum doručení faktury. Uchovávejte potvrzení o odeslání e-mailem nebo dodací list.

Jak se úrok počítá?

Pokud si strany neujednaly jinou sazbu, použije se zákonná, kterou stanoví nařízení vlády. Odvozuje se od repo sazby České národní banky platné na začátku prodlení, k níž se přičítají procentní body. Aktuální pravidla si vždy ověřte, protože se mohou měnit.

Ilustrační příklad: faktura na 50 000 Kč, zpoždění 30 dní, roční sazba 10 %. Úrok činí 50 000 × 0,10 × 30 / 365, tedy zhruba 411 Kč. Číslo ukazuje řád, ne konkrétní sazbu.

Smluvní úrok si můžete sjednat sami, musí však být přiměřený. Příliš vysoké hodnoty může soud snížit.

Musím poslat upomínku?

Právně nemusíte, prakticky ano. Upomínka dá dlužníkovi šanci zaplatit a zanechá stopu pro případný spor. Napište, o jakou fakturu jde, kolik dluží a do kdy má zaplatit.

Úrok můžete do upomínky zahrnout rovnou nebo ho vyúčtovat zvlášť. Mnoho firem ho zmiňuje jen jako varování, aby zachovalo vztah. Rozhodněte se podle toho, jak moc zákazníka potřebujete.

Pokud je dlužník stálý a spolehlivý, často stačí telefonát. U opakovaného zpoždění ale šetrnost přestává být užitečná.

Vyplatí se ho vůbec požadovat?

U malých částek bývá úrok nízký a komunikace zabere víc času než zisk. U velkých faktur nebo opakovaných zpoždění má smysl. Kromě úroku může věřitel žádat i paušální náhradu nákladů spojených s uplatněním pohledávky, její výši si ověřte v platné úpravě.

Zvažte také vztah. Jednorázový zákazník se zlobit nebude, stálého klienta můžete ztratit. Řešením bývá zavést úrok do smlouvy jako běžnou součást od začátku.

Pokud úrok vyúčtujete konzistentně vůči všem, nepůsobí osobně. Zákazníci se pak naučí platit včas.

Jak ho vyúčtovat?

Vystavte samostatný doklad, například penalizační fakturu nebo oznámení o úroku, s odkazem na původní fakturu. Uveďte částku dluhu, počet dní prodlení, sazbu a výsledný úrok. Účetní vám poradí, jak ho správně zaúčtovat.

Úrok z prodlení jako přijatá náhrada nemusí podléhat stejnému režimu jako běžná tržba. Daňové zacházení konzultujte s účetní nebo daňovým poradcem. Nenechte to na konec roku.

Doklad odešlete stejným kanálem jako původní fakturu a uložte potvrzení o odeslání.

Kdy pohledávka zaniká?

Obecná promlčecí lhůta je tři roky od splatnosti. Pokud je dlužník v prodlení, lhůta běží, dokud ji nepřeruší uznání dluhu nebo soudní řízení. Čekání tedy neprospívá.

Pohledávku můžete uplatnit u soudu platebním rozkazem. Před podáním zvažte náklady a šanci na vymožení. U menších částek může být vhodnější mimosoudní dohoda či splátkový kalendář.

Pokud dlužník přizná dluh písemně, lhůta se prodlužuje a dohoda je pro obě strany jistější. Uložte si každý takový dokument.

Zdroje

• Česká národní banka
• Ministerstvo spravedlnosti ČR
• Občanský zákoník