Pět způsobů, jak oddělit soukromé a firemní peníze

Živnostník, který platí nájem firmy z osobního účtu a nákup potravin firemní kartou, ztrácí přehled. Při přiznání pak hledá, co bylo kde, a pokud dojde ke kontrole, dokládá víc, než musí. Oddělení peněz neřeší jediný trik, ale několik návyků. Pět nejpraktičtějších si porovnáme, abyste si vybrali kombinaci, která vám sedí.

1. Zvláštní účet pro podnikání

Nejjednodušší krok je mít samostatný bankovní účet, kam jdou všechny platby od zákazníků a z něhož se hradí firemní náklady. Přehled příjmů a výdajů je pak v jednom výpisu. U OSVČ není zvláštní účet povinný, ale u většiny typů podnikání je velmi užitečný.

Nevýhodou mohou být poplatky za vedení, i když základní účty bývají levné. Výhodou je jasný obraz pro účetního a snazší doložení výdajů při kontrole. Z tohoto účtu nikdy neplaťte soukromé věci.

2. Pevná osobní „výplata“

Živnostník nemá mzdu, ale může si ji vytvořit. Jednou měsíčně pošle z firemního účtu na soukromý stanovenou částku a z té žije. Zbytek zůstane ve firmě jako rezerva a na daně.

Díky tomu poznáte, kolik si můžete dovolit utratit, a nehrozí, že na soukromé výdaje spotřebujete peníze určené na pojistné. Částku upravujte jednou za čtvrt roku podle skutečných výsledků. V období vysokých příjmů neutrácejte víc, odkládejte na slabší měsíce.

3. Platební karta jen pro firmu

Firemní karta propojená se zvláštním účtem znamená, že každý nákup z ní je automaticky firemní výdaj. Odpadá dohledávání, kdo co platil, a doklady jsou na výpisu. Soukromé nákupy zaplaťte jinou kartou.

Omezení je, že do firemních výdajů nepatří vše, co lze zaplatit kartou. Oběd s partnerem je jiný případ než rodinná večeře. Hranice mezi nimi závisí na pravidlech, které vyloží účetní. Pokud si nejste jisti, platbu raději zaplaťte soukromě.

4. Evidence dokladů hned po nákupu

Doklad vyfoťte hned a uložte do složky pojmenované podle měsíce. Pomáhají k tomu mobilní aplikace i obyčejná galerie v telefonu. Papírové účtenky blednou, takže fotka je nutná zejména u termopapíru.

K dokladu připište krátkou poznámku, na co byl nákup určen. Za tři měsíce už si to nebudete pamatovat. Tento návyk zabere několik sekund a ušetří hodiny při zpracování přiznání.

5. Samostatná rezerva na daně a pojistné

Třetí účet, nebo spořicí účet, na který odkládáte předem stanovené procento z každé přijaté platby, chrání před překvapením při přiznání. Tato částka není vaše, patří státu a pojišťovně. Její výši konzultujte s účetním podle svého způsobu zdanění.

Z rezervy platíte zálohy a doplatky, přebytek zůstane v době, kdy se podnikání nedaří. Díky tomu se nestane, že příjmy z prosince utratíte a v dubnu nemáte na daň. Je to nejlevnější forma jistoty.

Můj tip: Doporučila bych začít jedním krokem, a to zvláštním účtem. Další návyky přidávejte postupně po měsíci, aby se neztratily. Nejlépe vydrží ty, které se dají zautomatizovat trvalým příkazem.

Zdroje

• Finanční správa České republiky
• Česká správa sociálního zabezpečení
• Česká národní banka