Pět způsobů, jak evidovat zakázky, a komu se hodí

Zakázky se ztrácejí tam, kde je nikdo nezapisuje. Zapomenutá zpráva, nezaplacená faktura nebo dvojí slib na stejný termín stojí firmu peníze i dobré jméno. Evidence nemusí být složitá, ale musí být jedna a používaná. Pět způsobů ukazuje, jak od papíru dojít k programu a které řešení sedí které firmě. Na konci najdete otázky, které vám pomohou vybrat.

1. Sešit nebo papírový deník

Nejstarší způsob je zároveň nejrychlejší. Zákazník zavolá, vy zapíšete jméno, popis a termín. Nepotřebujete heslo ani zapnutý počítač.

Hodí se pro samostatného řemeslníka s několika zakázkami týdně. Nevyžaduje učení a je odolný proti selhání techniky. Pro zakázky na dílně nebo na stavbě je praktický.

Nevýhodou je, že se v něm špatně hledá a nelze ho sdílet. Ztráta sešitu znamená ztrátu přehledu. Doporučuje se aspoň týdně fotit stránky nebo údaje přepsat jinam.

2. Tabulka v počítači

Tabulka je nejuniverzálnější. Sloupce: zákazník, kontakt, popis, termín, cena, stav, fakturace. Filtrování a řazení vám ukáže, co hoří.

Hodí se pro firmy s desítkami zakázek měsíčně. Je zdarma nebo levná a upravíte ji podle sebe. Lze ji sdílet s účetní.

Úskalím je disciplína. Tabulka funguje, jen když ji někdo udržuje, a při více editorech se snadno rozbije. Určete jednoho správce a zamkněte vzorce.

3. Kalendář s poznámkami

Kalendář je přirozený pro služby vázané na čas: opravy, konzultace, instalace. Každá zakázka je událost s adresou, kontaktem a poznámkou. Telefon vám připomene, kam máte jet.

Hodí se pro firmy, kde je rozhodující termín, ne fakturace. Sdílený kalendář pomáhá koordinovat více lidí. Synchronizace mezi zařízeními je automatická.

Kalendář ale neukáže stav zakázky ani platby. Doplňte ho krátkou tabulkou pro fakturaci. Jinak se vám ztratí zakázky, které proběhly, ale nebyly vyúčtovány.

4. Nástěnka se stavy

Nástěnka má sloupce typu poptávka, nabídnuto, v práci, hotovo, vyfakturováno. Karta se posouvá doprava. Na první pohled vidíte, kde se zakázky zastavily.

Hodí se pro týmy a pro projekty s více kroky. Vizuální přehled snižuje počet dotazů, co je hotové. Je to i fyzická tabule v dílně, ne jen aplikace.

Slabinou je údržba. Pokud nikdo kartu neposune, nástěnka klame. Zavedte pravidlo, že se stav mění vždy při změně práce.

5. Specializovaný program

Programy pro správu zakázek a zákazníků spojí kontakty, nabídky, faktury a připomínky. Odešlou upomínku a spočítají zisk. Hodí se, když zakázek přibývá a tým roste.

Nevýhodou je čas na zavedení a měsíční poplatky. Zaměstnanci se musí naučit s programem pracovat. Před nákupem vyzkoušejte zkušební verzi a zeptejte se na export dat.

Při ukládání osobních údajů zákazníků řešíte také ochranu dat a umístění serverů. Ověřte si podmínky zpracování. Nepořizujte program jen proto, že je moderní.

Jak vybrat správný způsob

Začněte počtem zakázek a lidí. Do deseti zakázek měsíčně vystačí papír, do stovek tabulka, nad to program. Počet lidí, kteří zapisují, zvyšuje nároky.

Zeptejte se, co vás nejvíc bolí. Pokud zapomínáte termíny, pomůže kalendář. Pokud neplatí zákazníci, tabulka s fakturací.

Nemusíte vybrat jediné řešení. Kalendář a tabulka často stačí. Změnu zavádějte postupně a po třech měsících zhodnoťte, zda se používá.

Časté otázky

Kolik údajů o zákazníkovi ukládat?

Jen tolik, kolik potřebujete pro zakázku a fakturaci: jméno, kontakt, adresu a popis práce. Nadbytečné údaje se nesmí ukládat bez důvodu. Řiďte se zásadou minimalizace podle předpisů o ochraně osobních údajů.

Jak dlouho zakázky uchovávat?

Doklady související s účetnictvím a daněmi se uchovávají po dobu stanovenou zákony. Přesné lhůty si ověřte u účetní nebo ve znění zákona. Ostatní záznamy smažte, když je nepotřebujete.

Mám zálohovat evidenci?

Ano, pravidelně a na druhé místo. U tabulky stačí týdenní kopie na jiný disk či do bezpečného úložiště. Záloha, kterou jste nikdy neotestovali, nemusí fungovat.

Zdroje

• Úřad pro ochranu osobních údajů
• Hospodářská komora České republiky