Uzavření roku v malé firmě: postup po krocích

Uzavření roku je souhrn kroků, kterými ověříte, že účetnictví nebo daňová evidence odpovídá skutečnosti. Začít se vyplatí už v listopadu, ne až po Novém roce. Čím dřív najdete chybějící doklady a nesrovnalosti, tím méně stresu vás čeká. Pro OSVČ s daňovou evidencí je postup jednodušší, pro firmy s účetnictvím rozsáhlejší. Základní kroky jsou ale podobné.

Krok 1: Zkontrolujte doklady

Projděte všechny faktury, účtenky a bankovní výpisy za rok. Chybí-li doklad, požádejte dodavatele o kopii. Přiřaďte platby k fakturám.

Kontrolu udělejte i opačně: najděte platby bez dokladu. Takový výdaj může být zpochybněn. Ověřte také, že všechny vydané faktury jsou uhrazené nebo evidované jako pohledávky.

Krok 2: Inventura

Inventura potvrdí, že stav majetku a závazků v evidenci odpovídá skutečnosti. Spočítáte zásoby, zkontrolujete pokladnu a ověříte stav účtů. Rozdíly vysvětlete.

Pro malou firmu stačí jednoduchý soupis. Zapište, co a kdy bylo zkontrolováno, a nechte záznam podepsat. Inventurní zápis je součástí podkladů pro účetní.

Krok 3: Časové rozlišení a závazky

Náklady a výnosy se přiřazují k období, kterého se týkají. Pokud jste na konci roku zaplatili nájem na leden, patří do nového roku. Podobně faktura za prosinec, kterou obdržíte v lednu, patří do starého.

Seznam nezaplacených faktur a nesplacených závazků si ověřte s účetním. Zjistíte tak, kolik firma dluží a kolik jí dluží ostatní. Přehled se hodí i pro plánování hotovosti.

Krok 4: Majetek a odpisy

Zkontrolujte dlouhodobý majetek: co jste nakoupili, co vyřadili, co se rozbilo. Pořízený majetek se odepisuje podle pravidel, která určuje zákon o daních z příjmů. Účetní vám poradí s volbou odpisové metody.

Pokud majetek už nepoužíváte, vyřaďte ho a zdokumentujte důvod. Neplatný majetek v evidenci zkresluje data. Evidence má odpovídat realitě.

Krok 5: Uzávěrka a kontrola výsledku

Po zaúčtování všech položek vznikne výsledek hospodaření. Porovnejte jej s očekáváním a s minulým rokem. Pokud se výrazně liší, hledejte důvod: chybějící tržba, jednorázový náklad, chyba v účtování?

Při velkém zisku zvažte, zda máte peníze na daň. Při ztrátě sledujte, jak se promítne do plánů. Pomůže vám to rozhodnout o rezervách a investicích.

Krok 6: Podklady pro daňové přiznání

Sestavte složku s výsledky, přehledy a doklady, které bude potřebovat účetní či daňový poradce. Zkontrolujte termíny pro podání přiznání, které závisí na formě podání a tom, zda máte zástupce. Termíny se mohou měnit, ověřte je na webu Finanční správy.

Odložte si kopie na několik let podle zákonných lhůt. Digitální archiv zálohujte. Pak můžete rok klidně uzavřít a začít nový.

Můj tip: Doporučila bych si v kalendáři nastavit tři připomínky: listopad pro kontrolu dokladů, prosinec pro inventuru a leden pro předání podkladů. Rozložíte tak práci a nebudete ji dělat v jednom nočním maratonu.

Zdroje

• Finanční správa České republiky
• Komora auditorů České republiky