Uznatelný výdaj se pozná podle vazby na příjem, ne podle účtenky

Účtenka za nákup ještě není důkaz, že jde o daňově uznatelný výdaj. Rozhoduje, zda byl výdaj vynaložen na dosažení, zajištění nebo udržení příjmů. Doklad to pouze potvrzuje. Pro OSVČ i malou firmu platí jednoduché pořadí: nejdřív si položte otázku, proč jste peníze vydali, a teprve potom hledejte papír.

Základ: výdaj musí souviset s příjmem

Zákon o daních z příjmů uznává výdaje, které podnikatel vynaložil na dosažení, zajištění a udržení zdanitelných příjmů. Typicky jde o materiál pro zakázku, služby účetní, nájem provozovny nebo pojištění podnikatelského majetku. Soukromé oblečení nebo rodinná dovolená mezi ně nepatří, i když je zaplatíte z firemního účtu.

Zákon navíc vyjmenovává výdaje, které se neuznávají, ačkoli s podnikáním souvisejí. Jsou to například pokuty a penále nebo některé druhy reprezentace. Přesné znění vždy ověřte v aktuálním předpisu, protože se mění.

Doklad: co musí obsahovat a proč nestačí fotka paragonu

Doklad by měl umožnit zjistit, co se koupilo, od koho, kdy a za kolik. Účtenka z obchodu bez označení vaší firmy proto může vzbudit otázky, zejména pokud na ní stojí jen souhrnná položka. Faktura s vaším jménem nebo IČO je pro účetní jednodušší.

Termotisk na paragonech blednutím mizí, takže jej hned naskenujte nebo vyfoťte a uložte. Rozlišujte zálohovou fakturu od daňového dokladu, protože zálohová faktura výdaj sama o sobě nedokládá.

Hraniční případy: auto, telefon a kancelář doma

U věcí, které slouží zároveň soukromě i podnikatelsky, uplatníte jen podnikatelskou část. U auta ji dokládá kniha jízd nebo jiná evidence, u telefonu poměr hovorů či odhad založený na skutečném užívání. Čím lépe svůj poměr obhájíte, tím menší je riziko sporu při kontrole.

Domácí kancelář může být oporou k uplatnění části nájmu a energií, pokud prostor skutečně slouží podnikání a poměr plochy je doložitelný. Občerstvení pro obchodní partnery se zpravidla řadí k reprezentaci, jejíž uznatelnost bývá omezená. Reklamní předměty označené firmou jsou jiná kategorie, a proto si podmínky ověřte.

Paušální, nebo skutečné výdaje?

OSVČ může místo skutečných výdajů uplatnit paušální výdaje jako procento z příjmů. Sazba se liší podle druhu činnosti a existuje horní strop. Výhodou je, že nemusíte shromažďovat doklady, nevýhodou, že při vysokých skutečných nákladech paušál nestačí.

Pro porovnání odhadněte, kolik skutečně za rok vydáte a kolik by vám paušál přiznal. Rozhodnutí ovlivňují i další věci, například nárok na některé slevy, takže si je s poradcem ověřte předem.

Časté otázky

Mohu uplatnit výdaj bez dokladu?

U skutečných výdajů ne, musíte je umět doložit. Chybějící doklad se někdy dá nahradit prokazatelnými údaji, například výpisem z účtu a smlouvou, ale nejistota zůstává. Při paušálních výdajích doklady neevidujete.

Je pokuta za špatné parkování výdaj?

Zpravidla ne. Pokuty a penále mezi uznatelné výdaje obecně nepatří, ať už je dostanete při služební cestě, nebo jinde.

Platba ze soukromého účtu za firemní věc se počítá?

Ano, může se počítat, pokud výdaj souvisí s podnikáním a máte doklad. Oddělené účty ale usnadní evidenci a snižují riziko omylu.

Můj tip: Doporučila bych ke každému dokladu hned po nákupu připsat jednu větu: k jaké zakázce nebo činnosti se vztahuje. Za rok si tak nemusíte domýšlet, proč jste koupili kabely nebo předplatné, a účetní má podklad pro správné zařazení.

Zdroje

• Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů
• Finanční správa České republiky