Proč si vést deník rozhodnutí, když podnikáte sami

Za rok si nebudete pamatovat, proč jste zvolili dražšího dodavatele nebo odmítli zakázku, která se zdála nevýhodná. Deník rozhodnutí je obyčejný sešit nebo textový soubor, kam zapíšete, co jste řešili, z čeho jste vycházeli a co jste očekávali. Pomáhá učit se z vlastních chyb bez zpětného přikrášlování. Zabere pár minut u každé větší volby a hodí se každému, kdo nemá po ruce nikoho, s kým by věci probíral.

Krok 1: Určete, co za zápis stojí

Do deníku nepatří každé drobné rozhodnutí, jinak ho po týdnu přestanete vést. Zapisujte volby, které stojí peníze, vážou vás na delší dobu nebo se obtížně vracejí zpět. Typicky jde o nákup vybavení, změnu ceníku, přijetí velké zakázky, výpověď spolupráce nebo najmutí pomocníka.

Pomůže jednoduché pravidlo, třeba že zapisujete všechno, co stojí víc než měsíční nájem nebo co budete řešit déle než čtvrt roku. Pravidlo si nastavte podle své velikosti podnikání. Důležité je, aby bylo dost přísné na to, aby zápisů nebylo mnoho.

Krok 2: Popište situaci a možnosti

Zápis začněte datem a dvěma třemi větami o tom, co se děje. Například: odběratel chce slevu za pravidelné objednávky a vy zvažujete, zda přistoupit. Pak vypište možnosti, které máte, včetně té nejméně lákavé, že neuděláte nic.

U každé možnosti uveďte, co vás přivedlo k úvaze: číslo z účetnictví, rada známého, pocit z jednání. Rozlišení mezi údajem a dojmem je pro pozdější vyhodnocení zásadní. Když se rozhodnutí nepovede, uvidíte, zda chyba byla ve faktech, nebo v jejich výkladu.

Zapište i to, co nevíte. Věta typu „nevím, jak se odběratel zachová při odmítnutí“ vás přiměje zjistit víc, nebo alespoň počítat s rizikem.

Krok 3: Napište, co očekáváte

Nejcennější část zápisu je předpověď. Napište, co se podle vás stane za tři a za dvanáct měsíců, pokud zvolíte vybranou možnost. Čím konkrétnější věta, tím lépe, například „tržby z tohoto odběratele neklesnou pod současnou úroveň“ místo „bude to dobré“.

Připište také, jak jste si jistí, třeba na škále od jedné do pěti. Po několika zápisech zjistíte, zda máte sklon k přehnané jistotě, nebo naopak k zbytečnému váhání. Tuto zpětnou vazbu vám nedá žádná kniha o podnikání.

Krok 4: Určete datum kontroly

Bez pevného termínu se deník změní v hřbitov zápisů, ke kterým se nikdo nevrátí. Hned pod zápis připište datum, kdy se na rozhodnutí podíváte znovu, a vložte ho do kalendáře s upozorněním. U drobnějších věcí stačí tři měsíce, u investic půl roku až rok.

Zároveň si určete, podle čeho poznáte, že se rozhodnutí povedlo. Může to být hotovostní tok, počet zakázek, ušetřený čas nebo spokojenost zákazníků. Ukazatel stanovený předem chrání před tím, abyste si kritéria dodatečně upravili tak, aby výsledek vypadal dobře.

Krok 5: Vyhodnoťte po čase

V den kontroly otevřete zápis a porovnejte předpověď se skutečností. Nehledejte viníka, ptejte se, co jste věděli, co jste přehlédli a co byste při stejných informacích udělali dnes. Rozhodnutí se špatným výsledkem nemusí být špatné rozhodnutí, pokud ho zkazila nepředvídatelná událost.

Z vyhodnocení si odneste jednu větu, kterou uložíte na začátek deníku jako pravidlo. Třeba „před slevou si vždy spočítám dopad na marži“. Po roce budete mít krátký seznam vlastních zásad, které vycházejí z vaší praxe, ne z cizích příruček.

Můj tip: Doporučila bych vést deník tam, kde ho máte vždy po ruce, tedy v telefonu nebo v souboru otevřeném při práci. Šablonu s pěti řádky (situace, možnosti, očekávání, ukazatel, datum kontroly) si připravte předem a jen ji kopírujte. Čím méně přemýšlení nad formou, tím větší šance, že vydržíte.

Časté otázky

Je lepší papírový sešit, nebo soubor v počítači?

Záleží na tom, co budete používat opravdu pravidelně. Soubor se snadno prohledává a kopíruje, sešit nutí psát stručněji. Rozhodující je dostupnost v okamžiku, kdy se rozhodujete, ne forma.

Jak často by se měl deník kontrolovat?

Stačí se řídit termíny, které si ke každému zápisu určíte. Navíc je užitečné jednou ročně přečíst všechny zápisy za sebou a hledat opakující se vzorce, třeba podceňování nákladů.

Mám zapisovat i rozhodnutí, která udělal někdo jiný?

Ano, pokud se vás týkají. Když společník nebo klient schválil změnu, která ovlivní vaši práci, zapište si, co jste věděli a co očekáváte. Pomůže to při dalším jednání.

Zdroje

• Hospodářská komora České republiky
• Ministerstvo průmyslu a obchodu ČR