Delegování úkolů: kdy je předat a kdy nechat u sebe

Předat úkol dál má smysl, když ho někdo jiný zvládne dostatečně dobře a vy tím získáte čas na práci, kterou nahradit nelze. Nemá smysl, když zadání vysvětlujete déle, než by trvalo úkol udělat, nebo když odpovědnost nese výhradně vaše jméno. Pro malou firmu je rozhodnutí obtížnější, protože lidí je málo a každá chyba se pozná. Následující kritéria pomohou rozhodnout.

Kdy úkol delegovat

Hlavním signálem je opakovatelnost. Úkol, který děláte pravidelně a podle stejného postupu, například fakturaci, objednávky materiálu nebo správu sociálních sítí, lze popsat a předat. Čím častěji se vrací, tím rychleji se vyplatí čas strávený zaškolením.

Druhým signálem je, že vaše hodinová hodnota je vyšší než hodnota úkolu. Pokud trávíte hodiny tříděním dokladů, zatímco byste mohli jednat se zákazníky, rozdíl se projeví na tržbách.

Kdy úkol nechat u sebe

Neprodlužujte předávání tam, kde chyba způsobí velkou škodu a jde o rozhodnutí, která nemůžete vzít zpět. Příkladem jsou jednání o klíčové smlouvě, výběr strategie nebo komunikace s nejdůležitějším zákazníkem. Takové úkoly můžete postupně připravovat pro předání, ale prvně je dělejte vy.

Také úkol, který se děje jednou za rok a vyžaduje drahé zaškolení, nemusí stát za předání. Tady se vyplatí spíš externí odborník na konkrétní případ.

Jak zadání předat srozumitelně

Řekněte, co má být výsledkem, do kdy a podle jakých pravidel se hodnotí kvalita. Popište, jaká rozhodnutí může dělat sám a kdy se má zeptat. Příklad: Při reklamaci do určité hodnoty rozhoduje sám, nad ní se ptá.

Zadání napište stručně, nejlépe na jednu stránku, a nechte si ho zopakovat vlastními slovy. Rozdíl mezi tím, co jste řekli, a tím, co slyšeli, se ukáže hned, ne až po týdnu.

Jak kontrolovat bez dohlížení

Domluvte si body, ve kterých se podíváte na průběh, například po první třetině a před odevzdáním. Kontrola se tak stává součástí postupu, nikoli projevem nedůvěry. U nových úkolů kontrolujte častěji a později rozestupy zvětšujte.

Chyby, které se objeví, probírejte jako problém postupu, ne osoby. Doplňte instrukci tak, aby se neopakovaly, a dále nezasahujte do způsobu, kterým výsledek vzniká, pokud je dobrý.

Co dělat, když se úkol nepovede

Nejdřív zjistěte, zda příčinou nebylo nejasné zadání, nedostatek času nebo chybějící dovednost. Podle toho upravte postup: doplňte popis, posuňte termín, nebo zajistěte zaškolení. Úkol hned nebrat zpět, protože tím učíte, že předávání nemá cenu.

Pokud se chyba opakuje i po upřesnění, zvažte, zda je úkol vhodný pro tuto osobu. Někdy je řešením předat jiný úkol, který lépe odpovídá jejím silným stránkám.

Zdroje

• Hospodářská komora České republiky
• Asociace malých a středních podniků a živnostníků ČR