Externí účetní, nebo vlastní evidence? Rozdíl je v čase a rizicích

Vedení účetnictví zvládne část podnikatelů sama, jiní to raději předají. Správná volba nezávisí na tom, co je levnější na papíře, ale na tom, kolik času máte, jak složité je vaše podnikání a jak dobře snášíte riziko chyby. Postup má pět kroků, které vám pomohou rozhodnout rozumně a bez dojmů. Na konci budete vědět, zda se vám vyplatí platit odborníka.

Krok 1: Zjistěte, co vlastně musíte vést

OSVČ s daňovou evidencí má jednodušší povinnosti než firma s podvojným účetnictvím, které se řídí přísnějšími pravidly. Pokud jste plátce DPH, přibývá přiznání, kontrolní hlášení a lhůty. Způsob vedení závisí na formě podnikání, obratu a tom, zda jste se pro něj dobrovolně rozhodli.

Ověřte si u Finanční správy nebo odborníka, co se vás týká. Odpověď určuje náročnost celé agendy a tím i to, zda ji zvládnete bez školení.

Krok 2: Spočítejte svůj čas

Dva až tři měsíce si zapisujte, kolik času týdně věnujete dokladům, zaúčtování, párování plateb a přiznáním. Do výpočtu zahrňte i čas strávený učením se nových pravidel. Výsledek vynásobte hodnotou hodiny své práce, kterou si můžete spočítat podle výdělku na hodinu.

Porovnejte ho s nabídkami účetních. Pokud vás vlastní evidence stojí v přepočtu více než odborník, je zřejmé, že ztrácíte peníze. Naopak u minimálního počtu dokladů může být samostatná práce rozumná.

Krok 3: Ohodnoťte rizika chyb

Chybně podané přiznání nebo zapomenutá lhůta může znamenat pokutu a nutnost opravovat zpětně. Čím složitější agenda, tím větší prostor pro nepozornost. Odborník zná změny předpisů a hlídá termíny za vás.

Na druhou stranu odpovědnost za správnost údajů zůstává i při externím vedení na vás, protože doklady musíte dodat včas a úplné. Dobrý účetní není záruka bez vaší spolupráce. Zeptejte se, jak řeší chyby a zda má pojištění odpovědnosti.

Krok 4: Porovnejte obě možnosti vedle sebe

Kritérium	Vlastní evidence	Externí účetní
Čas	Zabírá vaši pracovní kapacitu	Předáváte doklady, zbytek řeší odborník
Náklady	Nižší přímé, vyšší skryté	Pravidelná platba za službu
Znalost předpisů	Musíte sledovat sami	Zajišťuje odborník
Přehled o penězích	Vysoký, vše vidíte průběžně	Závisí na dodávání podkladů
Vhodné pro	Málo dokladů, jednoduché podnikání	Plátce DPH, zaměstnanci, složitější agenda

Tabulka je orientační. Rozhodující je vaše konkrétní situace a to, jak se mění v čase.

Krok 5: Zvolte a po roce přehodnoťte

Mezi krajními variantami existuje kompromis. Můžete vést průběžnou evidenci sami a odborníkovi předávat jen přiznání a roční uzávěrku. Tím platíte méně a přesto máte kontrolu.

Po roce zhodnoťte, zda zvolený způsob vyhovuje. Když podnikání roste, zaměstnáte první člověka nebo se stanete plátcem DPH, může se rozhodnutí obrátit. Zkoušet změnu je lepší na začátku roku než uprostřed zdaňovacího období.

Můj tip: Doporučila bych před výběrem účetního domluvit zkušební spolupráci na jedno čtvrtletí. Uvidíte, jak rychle odpovídá, jak jasně vysvětluje a zda vám rozumí. Vedení zkoušky předem napsané ušetří spory o to, co bylo v ceně.

Zdroje

• Finanční správa České republiky
• Komora daňových poradců České republiky
• Svaz účetních České republiky