Souhlas se zasíláním e-mailů nezíská předzaškrtnuté políčko

Napadlo vás, že kontakty z minulých zakázek můžete rovnou zapsat do newsletteru. Nebo že stačí do formuláře přidat předvyplněné políčko. Právě na tom firmy chybují nejčastěji. Pravidla pro obchodní sdělení určují jak ochrana osobních údajů, tak zákon o některých službách informační společnosti. Tento text rozebírá nejčastější omyly, nenahrazuje právní poradenství a konkrétní situaci je vhodné konzultovat s odborníkem.

Omyl: předzaškrtnuté políčko stačí

Souhlas má být aktivní, svobodný a konkrétní. Předem zaškrtnuté políčko tuto podmínku obecně nesplňuje, protože člověk nic neudělal. Políčko musí zůstat prázdné a zaškrtnout ho má zájemce.

Souhlas by neměl být skrytý v obchodních podmínkách ani spojený s jinou službou, pokud pro ni není nutný. Napište jasně, co přesně bude člověk dostávat a jak často. Vlastní formulace je lepší než obecná.

Uchovávejte důkaz o souhlasu: datum, čas, znění a zdroj. Při kontrole nebo stížnosti vám pomůže.

Omyl: databáze z internetu je použitelná

Zakoupené nebo stažené seznamy e-mailových adres obvykle nenesou souhlas pro vás. Příjemci o vás nikdy neslyšeli. Zasílat jim obchodní sdělení je rizikové.

Totéž platí o adresách, které jste zkopírovali z webu jiných firem. Veřejná adresa neznamená svolení k reklamě. Rozdíl mezi veřejným a povoleným je podstatný.

Spolehlivější a levnější je budovat vlastní seznam pomocí formuláře na webu. Roste pomaleji, ale lidé jsou zainteresovaní.

Omyl: stávající zákazníky mohu oslovovat vždy

Zákon obecně připouští určité oslovení zákazníků, kteří u vás nakoupili, pokud jde o obdobné zboží či služby a měli možnost to odmítnout. Podmínky jsou však přesné a vyžadují, aby odhlášení bylo snadné. Jejich splnění si ověřte v aktuální právní úpravě.

Nelze tedy vyvodit, že každý, komu jste kdy vystavili fakturu, může dostávat libovolné reklamy. Sdělení musí souviset s tím, co koupil. Neznámá nabídka z jiného oboru je problém.

Pokud si nejste jistí, požádejte o souhlas. Krátký e-mail s odkazem na přihlášení je férový krok.

Omyl: odhlášení může chvíli počkat

Odhlášení musí být jednoduché a zdarma. Každý e-mail by měl obsahovat funkční odkaz a odhlášení by se mělo zpracovat bez zbytečného odkladu. Zdržování rozzlobí lidi i úřady.

Po odhlášení si ponechejte záznam, aby adresa nebyla znovu přidána. Může to znít paradoxně, ale potřebujete vědět, že dotyčný nechce zprávy. Nesmažte ho bez stopy.

Jasné označení odesílatele a předmět, který neklame, patří k základní slušnosti. Zavádějící předmět je přestupek.

Co platí v praxi pro malé firmy

Prakticky stačí tři věci: aktivní souhlas, uložený důkaz a snadné odhlášení. K tomu pravidlo, že pošlete jen to, co slíbíte. Dodržíte-li to, riziko výrazně klesá.

Zvažte i nástroj pro rozesílání, který umí uložit souhlasy a zajistí odhlášení. Nemusíte vymýšlet vlastní řešení. Přesto za obsah a údaje odpovídáte vy.

Pravidla se mohou měnit, proto je kontrolujte u dozorového úřadu a u právníka. Jednou za čas si projděte svůj formulář.

Časté otázky

Mohu poslat e-mail někomu, kdo mi dal vizitku?

Vizitka sama o sobě obvykle nepředstavuje souhlas s reklamou. Můžete poslat jednu zprávu související s dohodnutou spoluprací. Pro pravidelný newsletter požádejte o výslovné přihlášení.

Platí pravidla i pro firemní e-mailové adresy?

Ano, obchodní sdělení se řídí pravidly i při zasílání na adresy firem. Osobní údaje obsahuje i adresa typu jmeno@firma. Neplyne z toho, že lze zasílat bez omezení.

Jak dlouho mohu uchovávat kontakty?

Jen po dobu, kdy je k tomu důvod. Neaktivní adresy pravidelně promazávejte a po odhlášení uchovejte jen minimální záznam o odmítnutí. Konkrétní lhůty zjistěte u právníka.

Zdroje

• Úřad pro ochranu osobních údajů
• Ministerstvo průmyslu a obchodu ČR