Jak vybrat účetní program: cloud, nebo instalace na počítač

Účetní program si nevybíráte na rok, ale často na deset let, protože přechod na jiný znamená stěhování dat. Základní otázka zní: cloudová služba, nebo program nainstalovaný ve vašem počítači. Odpověď neurčí cena, ale způsob práce vaší firmy, spolupráce s účetní a to, kde chcete mít data. Porovnáme obě možnosti podle kritérií, na kterých malým podnikatelům záleží, a ukážeme, jak si výběr ověřit před podpisem.

Kde jsou data a kdo je zálohuje

Cloud ukládá data u poskytovatele a zálohuje je za vás. Přijdete-li o počítač, přihlásíte se z jiného. Bezpečnost však závisí na kvalitě poskytovatele a na vašem heslu.

Instalovaný program drží data na vašem disku. Zálohu si musíte dělat sami, ideálně na externí disk i na druhé místo. Mnoho drobných firem na zálohu zapomíná, a právě tam vznikají ztráty.

Zeptejte se, kde přesně jsou data uložena a jak je lze exportovat. Dobrý program umožní export do běžného formátu, abyste nebyli uzamčeni.

Spolupráce s účetní

V cloudu může účetní vstoupit do stejné evidence, vidí doklady okamžitě a nemusíte nic posílat e-mailem. Změny jsou na jednom místě. To šetří čas obou stran.

U instalovaného programu se data posílají exportem nebo se účetní přihlašuje na dálku. Funguje to, ale zdlouhavěji a hrozí nesoulad verzí. Některé účetní navíc pracují jen s určitým typem programu.

Proto se před výběrem zeptejte vaší účetní, s čím pracuje. Její zkušenost rozhodne o vašem pohodlí víc než nejlepší funkce.

Srovnání podle kritérií

Kritérium	Cloud	Instalace
Přístup	Odkudkoli přes internet	Jen z počítače s programem
Aktualizace	Automatické	Nutné instalovat
Zálohování	Zajišťuje poskytovatel	Zajišťujete vy
Platba	Pravidelné předplatné	Licence, případně roční servis
Bez internetu	Omezené nebo nefunguje	Funguje

Tabulka ukazuje, že cloud šetří starosti a instalace nezávisí na připojení. Každý typ má smysl pro jiného uživatele.

Skutečné náklady za několik let

Předplatné se zdá levné, ale platíte ho po celou dobu používání. Licence na instalovaný program bývá vyšší na začátku, aktualizace se často platí zvlášť. Spočítejte součet za pět let u obou variant.

Počítejte i skryté položky: počet uživatelů, objem dokladů, napojení na banku nebo fakturaci a podporu. Něco bývá v základu, něco za příplatek. Vyžádejte si ceník písemně.

Zkontrolujte, co se stane, pokud předplatné přestanete platit. Máte přístup k datům jen pro čtení, nebo je ztratíte?

Zkušební provoz a přechod

Většina poskytovatelů nabízí zkušební verzi. Využijte ji a zadejte do ní skutečný týden dokladů, ne ukázková data. Jen tak zjistíte, zda vám ovládání vyhovuje.

Prověřte, jak program zvládá vaše běžné úkony: vystavení faktury, párování plateb, přiznání k DPH, pokud jste plátce. Dobrý systém dokáže většinu věcí automaticky. Zkuste také podporu: odpoví jí během rozumné doby?

Při přechodu z jiného programu ověřte import dat. Počítejte s tím, že část starých záznamů budete muset zadat ručně.

Bezpečnost a odpovědnost

Bez ohledu na typ používejte silné heslo a pokud možno dvoufázové ověření. Na sdíleném počítači se vždy odhlaste. Přístup účetní a zaměstnanců nastavte jen v nutném rozsahu.

Daňové doklady musíte uchovávat po dobu danou zákonem, proto zajistěte, že k datům budete mít přístup i po letech. Konkrétní lhůty ověřte v aktuálních předpisech nebo u účetní.

Poznamenejte si, kde jsou přihlašovací údaje, a sdělte je důvěryhodné osobě pro případ nemoci. Firma tak nezůstane bez přístupu k účetnictví.

Můj tip: Doporučila bych vybrat dva programy, vyzkoušet oba stejný týden a nechat účetní říct, který ji méně zdržuje. Její názor ušetří nejvíc času v dalších letech.

Zdroje

• Komora daňových poradců ČR
• Finanční správa ČR