Jak číst výpis z firemního účtu a nepřehlédnout chybu

Výpis z firemního účtu není jen seznam pohybů. Je to nejrychlejší kontrola, zda faktury došly, zda odešly správné částky a zda z účtu neodtéká něco, o čem nevíte. Většina podnikatelů se podívá na zůstatek a výpis zavře. Přitom právě v jednotlivých řádcích se schovávají duplicitní platby, zapomenuté předplatné i poplatky navíc. Stačí dvacet minut měsíčně a pevné pořadí kontroly. Odpovědi na otázky, které si majitelé malých firem kladou nejčastěji, vám ukážou, kam se dívat.

Co všechno na výpisu najdete

Každý řádek nese několik údajů, které se snadno zaměňují. Datum zaúčtování říká, kdy banka pohyb zapsala, datum splatnosti, kdy měla platba proběhnout. U plateb o víkendu se obě data často liší o dva dny. Pro kontrolu faktur proto používejte datum připsání, ne datum odeslání.

Variabilní symbol je nejčastější klíč k párování plateb. Zákazníci ho ale často vyplní špatně nebo vůbec. Pomáhá pole zpráva pro příjemce a číslo protiúčtu, které prozradí, kdo platil.

Kromě pohybů výpis uvádí počáteční a konečný zůstatek. Jejich rozdíl se musí rovnat součtu příjmů a výdajů za období. Pokud nesedí, chybí vám strana nebo část výpisu.

Jak spojit platby s fakturami

Začněte příjmy. Projděte každou došlou platbu a přiřaďte ji k vystavené faktuře. Zaškrtněte ji v evidenci a zapište datum připsání. Platby, které nemají pár, si označte na další kontrolu.

Teprve pak přejděte na výdaje. Každý odchozí převod porovnejte s fakturou od dodavatele. Hlídejte částku i dodavatele, protože dvě podobné faktury se při hromadném zadání snadno zaplatí dvakrát.

Častý případ je jedna platba za více faktur. Zákazník pošle součet a variabilní symbol uvede jen u první. Ostatní faktury pak vypadají nezaplacené, i když peníze už dorazily. Ověřte součet a poznamenejte si, kterých dokladů se platba týká.

Zůstatek není volná hotovost

Na účtu může ležet částka, která vám nepatří. Patří státu na daních, zaměstnancům na mzdách nebo dodavatelům, jejichž faktury ještě nejsou splatné. Zůstatek proto vždy snižte o závazky, které se blíží.

Naopak platby v tranzitu zůstatek zkreslují opačně. Kartové platby se zaúčtují s odstupem a odeslané převody mohou být ve frontě. Ráno vidíte jiné číslo než večer.

Praktický postup je jednoduchý. Od zůstatku odečtěte splatné závazky na příštích čtrnáct dní a přičtěte jistě očekávané příjmy. Výsledek je číslo, se kterým se dá rozhodovat o investici nebo výběru.

Poplatky a inkasa: tady se peníze ztrácejí

Vedení účtu, poplatky za kartu a tuzemské platby jsou na výpisu uvedeny jako samostatné řádky. Sečtěte je za celý rok. Částka bývá vyšší, než čekáte, a je podkladem pro srovnání s jinou nabídkou.

Opakované inkaso a trvalé příkazy si zaslouží vlastní kontrolu. Zapomenutá služba, kterou už nikdo nepoužívá, může z účtu odcházet roky. Vypište si všechny pravidelné platby a ke každé přiřaďte osobu, která ji používá.

Nerozpoznané platby nikdy neignorujte. I malá částka může být zkouškou zneužité karty nebo cizího inkasa. Kontaktujte banku a nechte kartu případně zablokovat.

Jak často výpis kontrolovat

Rytmus závisí na počtu transakcí. Firma s několika platbami měsíčně si vystačí s kontrolou jednou týdně a důkladným prověřením na konci měsíce. Firma s desítkami plateb denně potřebuje denní párování.

• denně: přehled příchozích plateb a stav zůstatku,
• týdně: párování s fakturami a kontrola splatností,
• měsíčně: poplatky, inkasa, součet příjmů a výdajů,
• ročně: srovnání poplatků a ověření, zda účet stále sedí k provozu.

Kontrolu si zapište do kalendáře jako schůzku. Bez pevného termínu se odkládá do chvíle, kdy se objeví problém.

Co dělat, když něco nesedí

Nejprve vyloučte vlastní chybu. Zkontrolujte, zda platba nepatří k jiné faktuře a zda není v jiném období. Většina nesrovnalostí vznikne chybně zadaným symbolem nebo posunem data.

Pokud platba opravdu chybí, napište zákazníkovi s uvedením čísla faktury a částky. Požádejte o potvrzení o odeslané platbě. Z něj poznáte, zda peníze putují bankami, nebo šly na špatný účet.

Při neoprávněné platbě volejte banku hned a požádejte o reklamaci. Sepište datum, částku a protistranu. Lhůty pro reklamaci stanoví smluvní podmínky banky, proto je ověřte co nejdříve.

Časté otázky

Musím výpisy archivovat?

Ano, patří k účetním dokladům a uchovávají se po dobu stanovenou zákony. Přesné lhůty si ověřte u účetní nebo v aktuálním znění zákona o účetnictví. Elektronická kopie z internetového bankovnictví obvykle stačí.

Stačí mi výpis jen z internetového bankovnictví?

Většinou stačí, pokud je výpis úplný a lze ho kdykoli znovu stáhnout. Účetní často požaduje formát PDF nebo export pro účetní program. Domluvte se s ní předem, ať se nic nedohledává zpětně.

Jak poznám duplicitní platbu?

Seřaďte pohyby podle částky a hledejte stejné hodnoty ve stejný nebo sousední den. Pak porovnejte variabilní symbol a protiúčet. Pokud se shodují, jde pravděpodobně o dvojí úhradu a žádejte vrácení.

Můj tip: Doporučila bych si zavést jednu pevnou hodinu v týdnu, třeba pátek dopoledne, kdy výpis projdete s hrnkem kávy a vše spárujete. Co se zkontroluje hned, nemusí se později složitě dohledávat. Vedle výpisu mějte otevřenou evidenci faktur a rovnou vyplňte stav úhrady.

Zdroje

• Česká národní banka
• Ministerstvo financí ČR