Multitasking, nebo práce po blocích? Soustředění vyhrává

Dělat několik věcí najednou vypadá produktivně. Ve skutečnosti většinou přepínáte pozornost mezi úkoly, a každé přepnutí něco stojí. Práce po blocích znamená věnovat se jedné věci určitý čas bez přerušení. Čtyři omyly níže ukazují, kde se lidé nejčastěji mýlí.

Omyl: souběžná práce šetří čas

Mozek při psaní zprávy a poslechu hovoru nepracuje na obojím zároveň, ale střídá pozornost. Po každém přepnutí musí znovu najít, kde skončil. Výsledek je, že obě činnosti trvají déle a chyb přibývá.

Výjimkou jsou automatické činnosti, jako chůze při telefonování. Jakmile úkol vyžaduje přemýšlení, souběžnost přestává fungovat.

Omyl: blok znamená, že budu pro všechny nedostupný

Blok je krátký, třeba padesát minut až dvě hodiny, a po něm se vrátíte k poště a hovorům. Zákazníci a kolegové vás zastihnou o něco později, ne vůbec. Pokud vaše práce vyžaduje okamžitou reakci, blok si naplánujte na dobu s menším provozem.

Dejte svému okolí vědět, kdy jste dostupný. Jednoduchá poznámka v kalendáři nebo stavu zprávy často stačí.

Omyl: soustředit se musím celý den

Pozornost se po čase vyčerpává a nikdo se nevydrží soustředit osm hodin v kuse. Dva nebo tři kvalitní bloky denně jsou dosažitelné a přinesou víc než celý den roztříštěné práce. Mezi nimi se zařaďte pauzy a lehčí úkoly.

Nejtěžší úkol dejte do chvíle, kdy máte nejvíc energie. Někdo ji má ráno, jiný odpoledne, a to poznáte pozorováním.

Omyl: výkonní lidé zvládají více věcí naráz

Dojem, že skvělý člověk dělá deset věcí naráz, vzniká z toho, že vidíme výsledky, ne způsob práce. Lidé, kteří odvádějí hodně, obvykle chrání čas na hlubokou práci a ostatní vyřizují dávkově. Rychlé střídání úkolů je spíš známka přetížení než dovednosti.

Zkuste to na sobě: dva úkoly stejné náročnosti udělejte jednou po sobě a jednou střídavě. Porovnejte čas a počet chyb.

Co platí doopravdy: jak si blok zařídit

Zvolte jeden úkol, vypněte oznámení a odložte telefon mimo dosah. Dopředu si poznamenejte, co chcete v bloku dokončit, aby se z něj nestala nahodilá práce. Rušivé myšlenky si zapisujte na papír a řešte je potom.

Poštu a zprávy vyřizujte ve vyhrazených dávkách, třeba třikrát denně. Pokud něco nesnese čekání, určete, kdo vám dá vědět telefonem. Ostatní věci počkají.

Zdroje

• Česká lékařská společnost Jana Evangelisty Purkyně
• Národní ústav duševního zdraví