Co dělat, když se sejde pět termínů na jeden týden?

V pondělí máte nabídku, ve středu fakturaci, ve čtvrtek schůzku se zákazníkem a v pátek uzávěrku. K tomu dvě zakázky, které nepočkají. Takový týden potkává každého podnikatele a bývá chvíle, kdy zachvátí panika. Pomůže ji nahradit třídění podle dopadu a času. Modelový týden ukazuje, jak se tím vyhnout nejhoršímu.

Modelový týden

Truhlářka má před sebou pět věcí. Dokončit nabídku pro nového zákazníka, vystavit faktury za minulý měsíc, odevzdat podklady účetní, objednat materiál a opravit web. Čas jí zbývá na tři dny soustředěné práce.

Prvním impulsem je začít tím, co je nejrychlejší. Odškrtne drobnosti a nakonec nezbude čas na nic důležitého. Pocit pokroku klame.

Pomůže ji napsat vše na papír s termínem a dopadem. Teprve vedle sebe jsou věci srovnatelné. Úkoly bez termínu se často ukážou jako ty, které lze odložit.

Třídění podle dopadu a termínu

U každého úkolu odpovězte na dvě otázky. Co se stane, když se neudělá včas, a kdo na výsledek čeká. Úkol s pevným termínem a dopadem na peníze má přednost.

V příkladu jsou to podklady účetní, protože zpoždění může přinést pokutu. Faktury jsou druhé, protože podmiňují příjem. Nabídka má vysokou hodnotu, ale termín je volnější.

Oprava webu i objednávka materiálu mají nízký dopad v tomto týdnu. Objednávka se možná dá zkrátit na jednu zprávu. Web počká.

Co delegovat a co zkrátit

Zkuste najít úkoly, které lze udělat rychleji. Podklady účetní stačí odeslat v nedokonalé podobě, pokud je úplná. Nabídku lze sestavit ze šablony.

Co může udělat někdo jiný, předejte. Fakturaci umí zadat asistentka, objednávku zadat dodavateli telefonem. I hodina ušetřená je hodina pro důležitou práci.

Poslední možností je poprosit o posun. Zákazník, kterému nabídku pošlete o den později, obvykle neprotestuje, pokud se to dozví předem. Včasné upozornění stojí méně než omluva po termínu.

Plán na jednotlivé dny

Do kalendáře zapište bloky, ne seznam. Pondělní ráno pro účetní podklady, dopoledne fakturace, odpoledne nabídka. Úkol s konkrétním časem se splní častěji než úkol bez něj.

Nejtěžší práci dejte na dobu, kdy máte nejvíc energie. Pro mnoho lidí je to ráno. Rutinu nechte na odpoledne.

Nechte si rezervu. Jedna hodina denně bez plánu pokryje nečekané telefonáty a drobnosti. Plán bez rezervy se rozpadne do středy.

Co odmítnout a jak

V přeplněném týdnu je odmítnutí nová zakázka bez termínu. Poděkujte a nabídněte termín za dva týdny. Zákazník, který opravdu chce, počká.

Zdvořile se zeptejte, zda je schůzka nutná, nebo ji lze nahradit telefonátem. Půlhodinový hovor šetří dojezdy. Schůzky bez programu nepřijímejte.

Odmítání není slabost, ale ochrana kvality. Raději méně věcí dobře než všechno napůl. Zákazníci to časem ocení.

Co udělat po týdnu

V pátek odpoledne si projděte, co se stihlo a co ne. Zapište, co vás zdrželo. Po několika týdnech vyplyne vzor.

Pokud se přeplněný týden opakuje, hledejte příčinu. Možná podceňujete čas na úkoly nebo přijímáte příliš zakázek. Řešením může být vyšší cena, pomocník nebo pevný den pro administrativu.

Příští týden si naplánujte už v pátek. V pondělí ráno pak začnete bez rozmýšlení. Zbylé úkoly přeneste vědomě, ne omylem.

Časté otázky

Mám dělat nejdřív nejtěžší, nebo nejrychlejší úkol?

Nejdřív to, co má největší dopad a nejbližší termín. Rychlé drobnosti seskupte do jednoho bloku a vyřiďte najednou. Jinak vás budou rozptylovat celý den.

Co když je všechno urgentní?

Pak se zeptejte, co se stane, když to počká den. Většinou se ukáže, že urgentní je jen část. Zbytek je naléhavost vyvolaná tlakem nebo zvykem.

Jak se nenechat vyrušit?

Vypněte oznámení na dobu bloku a řekněte okolí, kdy budete dostupní. Telefonáty a e-maily vyřiďte ve dvou pevných časech denně. Vyrušení jinak rozbíjí soustředění na dlouhé minuty.

Zdroje

• Hospodářská komora České republiky
• Svaz průmyslu a dopravy ČR