Jak připravit inventuru zásob v malém obchodě

Inventura zásob se zdá jako jednodenní nutnost na konci roku, ale kdo ji nechá na poslední chvíli, stráví víkend hledáním rozdílů. Dobře připravená inventura trvá kratší dobu a odhalí, kolik peněz leží ve zboží, které se neprodává. Postup má pět kroků, od stanovení termínu po vyřešení zjištěných rozdílů. Platí pro malý kamenný obchod i pro sklad e-shopu.

Krok 1: Určete termín a rozsah

Zvolte den, kdy je provoz nejklidnější, a na dobu počítání obchod zavřete nebo omezte prodej. U menšího skladu stačí půl dne, u rozsáhlejšího sortimentu rozdělte inventuru na úseky po regálech. Kdo počítá průběžně po částech, vyhne se zastavení provozu.

Určete, co přesně se počítá: zboží na prodejně, ve skladu, na cestě od dodavatele a případně vrácené zboží čekající na vyřízení. Zápisy vedené v účetnictví a ve skladové evidenci se musejí ke stejnému dni.

Krok 2: Připravte prostor a podklady

Dva dny předem zabalte všechny příjemky a výdejky, aby se do inventury nedostaly doklady z ostatních dnů. Zboží seřaďte tak, aby se stejné položky nacházely na jednom místě, a poškozené nebo prošlé kusy vyřaďte stranou. Vytiskněte nebo exportujte aktuální stav zásob podle evidence.

Pro počítání si připravte očíslované inventurní soupisy. Každá položka by měla mít jednoznačný název nebo kód, jednotku a pole pro skutečný stav. Dobře čitelné soupisy ušetří čas při přepisování.

Krok 3: Počítejte ve dvojicích

Jeden člověk počítá a druhý zapisuje, nebo počítají dva nezávisle a výsledky se porovnají. Dvojice zachytí překlepy a přehlédnuté krabice, které by jednotlivec přehlédl. Pokud pracujete sami, počítejte po úsecích a každý úsek po dokončení uzavřete podpisem a časem.

Počítejte všechno ve stejném pořadí, třeba zleva doprava a shora dolů. Jednotlivé kusy nepočítejte, když stačí vynásobit počet balení. Sypké nebo vážené zboží zvažte, aby výsledek odpovídal jednotkám v evidenci.

Krok 4: Porovnejte s evidencí a najděte rozdíly

Po sečtení porovnejte skutečný stav s evidovaným stavem u každé položky. U velkých rozdílů se nejdřív podívejte na jednoduché příčiny: zboží uložené na jiném místě, neodepsaný prodej, dodací list, který nebyl zaúčtován. Většina rozdílů se vysvětlí chybou v dokladech, ne krádeží.

Zbylé rozdíly rozdělte na schodek (zboží chybí) a přebytek (zboží je víc). Schodek může zahrnovat kradeže, poškození nebo zničení, přebytek zase chybu při příjmu. Každý rozdíl dokumentujte a zaznamenejte zjištěnou příčinu.

Krok 5: Vyřešte rozdíly a využijte výsledky

Inventurní rozdíly se zaúčtují podle pravidel, která určuje účetní. Pro přesný postup u schodku v normě i nad normu se poraďte s ním, protože záleží na typu a zdůvodnění. Podepsaný soupis uchovejte s účetními doklady.

Z výsledků vyčtěte víc než jen opravu čísel. Položky, které leží bez pohybu, naznačují zbytečně vázané peníze a kandidáty na výprodej. Naopak zboží, které se rychle vyprodává, chce větší zásobu, aby nedocházelo k výpadkům.

Můj tip: Doporučila bych mezi velkými inventurami jednou týdně přepočítat jednu skupinu zboží, třeba tu s nejvyšší hodnotou. Chyby se tak zachytí dřív a roční inventura bude jen potvrzením. Stačí na to patnáct minut a nebudete se bát konce roku.

Zdroje

• Ministerstvo financí ČR
• Komora auditorů České republiky