Kdy přijmout prvního zaměstnance, aby firmu nezatížil

Většina živnostníků přijme prvního zaměstnance ve chvíli, kdy je zavalena prací a nestíhá. To je přirozené, ale nejhorší možný okamžik na rozhodování. Dobrý čas nastává, když máte stabilní zakázky na několik měsíců dopředu a umíte spočítat, kolik nového člověka stojí. Odpovězte si nejdřív na pět otázek, každá chrání jinou část vaší firmy.

Kolik práce opravdu zbývá?

Dva týdny přemíry nejsou důvod k přijetí. Zaznamenávejte alespoň tři měsíce, kolik hodin týdně vám zůstává nad rámec toho, co zvládnete, a jaké úkoly to jsou. Pokud jde hlavně o činnosti, které by zvládl méně zkušený člověk, jako administrativa, balení nebo příprava podkladů, je zaměstnanec rozumný krok.

Pokud přebytek tvoří jedna velká zakázka, která brzy skončí, zvažte raději dočasnou pomoc. Zaměstnance totiž nelze po dokončení projektu jednoduše propustit bez výpovědních lhůt a pravidel. Čím stabilnější je poptávka, tím nižší riziko.

Z čeho ho zaplatíte i ve slabém měsíci?

Mzdu musíte vyplatit bez ohledu na to, zda odběratelé zaplatili včas. Spočítejte si celkový náklad na zaměstnance, tedy hrubou mzdu, odvody zaměstnavatele a další povinné platby, a porovnejte ho s nejhorším měsícem za poslední rok. Pokud by vás takový měsíc dostal pod nulu, potřebujete rezervu.

Prakticky se osvědčuje mít na účtu částku odpovídající alespoň třem měsícům nákladů na zaměstnance. Přesné sazby a odvody si ověřte u příslušných úřadů, protože se mění.

Zaměstnanec, nebo spolupracující živnostník?

Alternativou je spolupráce s jiným podnikatelem, který fakturuje za hotové úkoly. Nemáte povinnosti zaměstnavatele a platíte jen za odvedenou práci, ale i pravomoci řídit ho jsou menší. Pokud mu určujete pracovní dobu, místo a způsob práce, hrozí, že se vztah posoudí jako závislá práce.

Zaměstnanec naopak pracuje podle vašich pokynů a dá se zaučit na míru. Vyplatí se, když činnost vyžaduje stálou přítomnost nebo znalost vašich postupů. U ojedinělých či odborných úkolů bývá výhodnější externista.

Co přibude kromě mzdy?

Zaměstnavatel odpovídá za bezpečnost práce, školení, lékařské prohlídky, vedení mzdové agendy a odvody pojistného. Pokud nemáte mzdovou účetní, počítejte s jejím nákladem nebo s časem, který nad tím strávíte. Přibývají také pracovní pomůcky, třeba počítač, software nebo ochranné prostředky.

Zapomínaná je dovolená a nemoc, kdy platíte za čas, kdy zaměstnanec nepracuje. Do kalkulace přidejte rezervu na výpadky a počítejte s tím, že efektivní pracovní kapacita je nižší než teoretická.

Jak zaučení zvládnout, aby nevázalo vás?

V prvních týdnech vás nový člověk zdrží, nikoli odlehčí. Připravte si předem seznam úkolů seřazených od nejjednodušších a popište postupy písemně. Když si je sepíšete jednou, bude zaučení případného dalšího člověka rychlejší.

Zvolte zkušební dobu a domluvte pravidelné krátké zhodnocení po prvním a třetím měsíci. Zpětná vazba včas ušetří oběma stranám zklamání.

Můj tip: Doporučila bych vyzkoušet spolupráci nejdříve jako dohodu na pár hodin týdně na jednoduchý úkol. Získáte představu o tom, kolik času vás zaučení stojí, a zjistíte, zda vám pomoc skutečně uleví. Podmínky dohod si ověřte u Ministerstva práce a sociálních věcí nebo u účetního, protože se mění.

Zdroje

• Ministerstvo práce a sociálních věcí ČR
• Státní úřad inspekce práce
• Česká správa sociálního zabezpečení