Kdo si plánuje týden v pátek, v pondělí neztrácí hodinu

Účetní Marta (ilustrační postava) začínala každé pondělí e-maily a až kolem desáté zjistila, co je vlastně naléhavé. Po změně rutiny dnes plánuje týden v pátek a v pondělí rovnou pracuje. Nezískala tím žádné velké časy, jen ztrácí méně minut na rozjezd. Níže je její postup včetně toho, co dělá, když se plán v úterý rozsype. Principy fungují stejně u řemeslníka, grafika i obchodníka.

Jak vypadá pondělí bez plánu

Marta otevřela e-maily a začala odpovídat. Každá zpráva přinesla další a před polednem měla splněno vše kromě toho, co na ten týden slíbila klientovi. Pocit vytížení byl velký, výsledek malý.

Příčinou je, že e-mail přináší cizí priority. Vlastní priority se musí zapsat dřív, než se do týdne vloží cizí požadavky. Plán dělaný v pátek je tedy obranou proti pondělní reakci.

Další problém je únava. V pondělí ráno nemáte sílu vymýšlet, co je nejdůležitější. Pátek odpoledne, kdy je přehled o týdnu čerstvý, je na to vhodnější.

Dvacet minut v pátek

Marta si vyhradila dvacet minut, a to v kalendáři jako schůzku. Prochází nedokončené úkoly, přijatá slíbení a termíny na další týden. Vše zapisuje na jeden list.

Nejprve zapíše pevné termíny: uzávěrky, schůzky, klientské hovory. Pak teprve přidává úkoly, které termín nemají. Tím vidí, kolik času reálně zbývá.

Plán končí ve chvíli, kdy je list uzavřen. Nové nápady zapíše na seznam „příště“. Plán, který se stále doplňuje, není plán.

Tři priority místo patnácti úkolů

Z listu vybere tři věci, které musí být hotové, aby týden byl povedený. Zbytek jsou úkoly, které se udělají, pokud zbyde čas. Tři priority se vejdou do hlavy.

Výběr se řídí jednou otázkou: co by měl klient nebo firma z týdne největší užitek? Marta zjistila, že často je to drobnost, kterou odkládá, například nastavení pravidelného předání podkladů.

Priority napíše na lísteček na monitor. Když v úterý přijde nová žádost, podívá se na ni a rozhodne, zda je důležitější než některá ze tří.

Bloky v kalendáři

Priority dostanou čas. Marta si do kalendáře zapíše dvouhodinové bloky, třeba úterý od devíti na účetní závěrku. Úkol bez času v kalendáři se ztratí.

Nejdůležitější úkol dá na dopoledne, kdy má nejvíc sil. E-maily vyřizuje ve dvou krátkých oknech, ráno po desáté a odpoledne po třetí. Telefon nechává na hovory, které jsou naplánované.

Blok nesmí být přeplněn. Marta počítá s tím, že úkol trvá o třetinu déle, než odhadla. Pokud ne, využije zbytek času na drobnosti.

Rezerva na nečekané

Do každého týdne patří prázdné místo. Marta nechává stranou zhruba pětinu času na to, co nelze předvídat: nemoc, naléhavý telefon, zpoždění podkladů. Plán bez rezervy se rozpadne při první změně.

Rezerva se nemusí ukázat jako nicnedělání. Pokud nic nenastane, využije ji na úkol ze seznamu „příště“ nebo na úklid dokumentů. Cítí se tak spíš vybavená než zdržená.

Rezervu přizpůsobte oboru. Řemeslník s opravami potřebuje víc než účetní, která pracuje u stolu. Po několika týdnech uvidíte, kolik vám odpovídá.

Když se plán rozsype

Stane se to. Klient změní termín, onemocní dítě, porouchá se auto. V takovém případě se vrátí k seznamu tří priorit a přesune, co lze, do dalšího týdne.

Důležité je neukončit celý plán. Stačí přeplánovat zbytek týdne na deset minut. Marta si zapíše, co se přesunulo, aby to příští pátek nezapomněla.

Po měsíci si projděte čtyři plány a podívejte se, co se opakovaně nestihlo. Pokud stále totéž, problém je v odhadu času nebo v tom, že úkol nechcete dělat. Obojí je užitečná informace.

Zdroje

• Ministerstvo práce a sociálních věcí ČR
• Hospodářská komora České republiky