Jak se připravit na prezentaci před zákazníkem za dva dny

Jana vyrábí na zakázku textilní dekorace a v pátek ji čeká schůzka s majitelkou hotelové restaurace. Má dva dny, deset obrázků a trému. Její příběh je modelový, ale situace běžná: podnikatel se zákazníkem před sebou a omezeným časem. Na jejím příkladu projdeme přípravu den po dni, od stanovení cíle po drobnosti jako nabitý telefon a vytištěná nabídka. Rady lze použít na jakoukoli krátkou prezentaci.

Den první, dopoledne: cíl a posluchač

Jana si nejdřív napsala jednu větu: po schůzce chci, aby majitelka souhlasila s návrhem a vzorkem. Cíl určuje všechno ostatní. Kdo ho nemá, mluví o všem a nic nedokončí.

Potom si sepsala, co o zákaznici ví: restaurace s venkovní terasou, zájem o zvukově pohodlné prostředí, omezený rozpočet. Zeptala se v e-mailu na čas a okruh otázek. Věděla tak, kolik minut bude mít.

Znát posluchače znamená vědět, co ho trápí. Majitelka nechce slyšet o látkách obecně, chce vědět, jak vyřeší hluk a údržbu.

Den první, odpoledne: osnova a obrazy

Z deseti obrázků vybrala čtyři. Každý má podpořit jednu myšlenku: problém, řešení, ukázka, cena a termín. Zbytek ponechala v záloze pro případné otázky.

Osnova je jednoduchá: začátek s tím, co zákaznici pálí, uprostřed návrh, na konci jasný další krok. Jana si dala pozor, aby text na snímcích nebyl delší než pár slov. Podrobnosti řekne ústně.

Cenu zařadila hned za řešení, ne na konec. Zákaznice by ji stejně hledala a čekání zvyšuje napětí.

Den druhý, dopoledne: nácvik nahlas

Jana si prezentaci zkusila přednést nahlas a změřila čas. První pokus trval dvacet minut, přitom měla patnáct. Škrtla proto jeden obrázek a zkrátila úvod.

Poté ji přednesla manželovi a požádala ho, aby se ptal. Jeho dotazy ukázaly místa, kde nevysvětlila dost. Doplnila větu o údržbě a materiálech.

Nácvik nahlas odhalí zadrhávání, které při tichém čtení nevidíte. Dvakrát až třikrát stačí, víc není nutné.

Den druhý, odpoledne: otázky a námitky

Jana sepsala pět otázek, které může zákaznice položit, a ke každé krátkou odpověď. Nejtěžší byly: „Proč je to dražší než hotové?“ a „Co když se mi to nebude líbit?“. Našla poctivé odpovědi, nikoli výmluvy.

Na otázky, na které nezná odpověď, se připravila větou: „Zjistím to a dám vám vědět do zítřka.“ Tento slib je lepší než improvizace. A hned ho splnila.

1. Co je v ceně a co ne.
2. Jak dlouho trvá výroba.
3. Co se stane při reklamaci.
4. Jak se materiál udržuje.

V pátek: technika a drobnosti

Přišla dříve a vyzkoušela, zda funguje projekce nebo zda je lepší tablet. Pro jistotu měla nabídku i vytištěnou, aby se nezávisela na technice. Telefon měla nabitý a v tichém režimu.

Vzorky látek si vzala s sebou, protože hmatatelné věci působí silněji než obrázek. Položila je na stůl, ale ukázala je až ve chvíli, kdy o nich mluvila. Jinak by odvedly pozornost.

Oblékla se pohodlně a profesionálně. Trému zmírnila pomalým nádechem před vstupem.

Po schůzce: navázání

Do dvou hodin poslala poděkování a shrnutí dohodnutých kroků. Připojila nabídku a termín, do kdy platí. Majitelka měla vše pohromadě.

Jana si zapsala, co se povedlo a co příště udělá jinak. Například: příště vzít menší vzorky, aby se vešly na stůl. Z poznámek vznikl její postup pro další schůzky.

Pokud odpověď nepřijde, zeptá se po třech až pěti dnech. Slušná a krátká připomínka nikoho neuráží.

Zdroje

• Hospodářská komora České republiky
• Asociace malých a středních podniků a živnostníků ČR